Giải pháp Giảm Chi Phí Khi Tổ Chức Sự Kiện, quản lý ngân sách sự kiện

Giải pháp cho quản lý ngân sách sự kiện

Ông cha ta xưa nay vẫn có câu “Đắt xắt nên miếng”. Tuy nhiên với xu thế cạnh tranh của thị trường hiện nay thì quan niệm ấy không phải lúc nào cũng đúng. Vì thế hãy xem lại ngân sách của mình và chọn lựa phù hợp nhất cho sự kiện cũng như ngân sách của mình. Làm thế nào để có thể quản lý tốt ngân sách của mình khi tổ chức sự kiện?
Chi phí:
 - Luôn tính chi phí thực: chi phí mua bán đầu vào, chi phí trang thiết bị, chi phí nhân sự.
 - Chi phí ngầm: chi phí cơ hội, chi phí khấu hao thiết bị, lưu kho, tồn kho, chi phí cho phần trăm hoa hồng, chi phí đi lại, họp hành trong quá trình thực hiện sự kiện.
 - Chi phí quản lý: Chi phí quản lý trong toàn bộ quá trình chuẩn bị, thực thi và kết thúc sự kiện của bạn.
 Lên kế hoạch sự kiện rõ ràng
 - Viết rõ từng mục trong kế hoạch của bạn để tránh thiếu sót khi thực thi kế hoạch cũng như việc hoạch định ra các hạng mục nào cần thiết. Đặt các hạng mục quan trọng lên trước, đánh dấu rõ ràng, xem xét các hạng mục nào có thể tự sản xuất, hạng mục nào cần phải thuê. Đây là những điều kiện tiên quyết khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn để giảm thiểu thời gian, chi phí mua bán, chi phí sản xuất.
 - Quản trị rủi ro, các phát sinh có thể lường trước: Chi phí của bạn sẽ tăng với tốc độ phi mã nếu như bạn quản trị rủi ro kém. Luôn tính đến các trường hợp xấu nhất có thể xảy ra, quản trị tất cả các hạng mục được sản xuất mà không được sử dụng để tránh việc lạm chi. Tận dụng các nguồn có sẵn.
 - Hãy tận dụng tối đa lượng nhân sự có sẵn và nguồn năng lực sẵn có liên kết với các công ty thế mạnh hoặc các đơn vị trực thuộc để giảm thiểu chi phí nhân lực.

 - Liên kết với các đơn vị cung cấp có thế mạnh về các sản phẩm bên mình cần để bổ trợ lẫn nhau các thiết bị, công nghệ, nhân sự hay đơn giản chỉ là hiểu biết hoặc kinh nghiệm có sẵn trong lĩnh vực đó. Tạo mối quan hệ cho các sự kiện sau.
- Tận dụng các khuyến mãi - Khi tổ chức sự kiện bạn hãy tận dụng các chương trình khuyến mãi đang có cũng như các hậu mãi của đơn vị cung cấp cho bạn. Sẽ ngạc nhiên khi chi phí của bạn được giải quyết giảm thiểu triệt để với các khuyến mãi. Giám sát quá trình thực hiện, đảm bảo tiến độ thực hiện.
- Phải hiểu rõ, nắm chắc kế hoạch của bạn trong tay, kiểm soát chặc chẽ tất cả các khâu, trang thiết bị, dự trù tạm ứng ghi chú rõ ràng, chi tiết thời gian, địa điểm, người nhận để đối soát lại khi cần.
 - Giám sát tiến độ thực hiện công việc. Khi chạy đúng tiến độ thì các sự kiện của bạn cũng như mọi công việc khác kéo theo sẽ không bị ngừng trệ và tăng chi phí như ngày công, thiết bị, nguyên liệu,…

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN TỔ CHỨC SỰ KIỆN - QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR. Theo báo cáo nghiên cứu thị trường của FTA, các hoạt động dịch vụ hỗ trợ phát triển thương hiệu được sử dụng thường xuyên nhất ở Việt Nam là: quảng cáo và tổ chức sự kiện (sử dụng ngang bằng); tiếp theo là PR; nghiên cứu thị trường và e-marketing.

Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau, mỗi loại sự kiện lại có những mục đích, vai trò khác nhau trong chiến lược chung của công ty. Tuy nhiên, đối với bất kì loại hình sự kiện nào muốn thành công vẫn phải tuân theo một quy trình tổ chức sự kiện và những cách thức tổ chức sự kiện nhất định:

1. Requirements study (Thấu hiểu yêu cầu khách hàng)


Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief, căn cứ vào bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện bản brief, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau:
- Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)
- Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
- Khách tham dự là những ai?
- Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
- Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
- Ngân sách là bao nhiêu?
- Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì?

2. Brainstorming (Suy nghĩ ý tưởng)

Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự  kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal, là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

3. Event design (thiết kế sự kiện)

Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:
- Địa điểm tổ chức.
- Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình.
- Chủ đề (theme/concept) của chương trình.
- Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
- Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao.

4. Planning (Lên kế hoạch tổ chức)
Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Công ty sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề như:
- Ngân sách.
- Nguồn nhân lực thực hiện.
- Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
- Vận chuyển như thế nào.
- Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

5. Execution (Tiến hành thực hiện)

Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài (outsourcing) một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động…Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.

6. Set up (Dàn dựng chuẩn bị)

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

7. Finish (Kết thúc sự kiện)
Các bước tổ chức sự kiện, luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.
- Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
- Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Công ty ASIA VINA  là đơn vị  CUNG CẤP, CHO THUÊ THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN  chuyên nghiệp tại Đồng Nai, Bà Rịa Vũng Tàu, Tp.HCM, Bình Phước, Bình Dương và các tỉnh thành lân cận. Là nhà nhập khẩu và trực tiếp sản xuất các thiết bị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp...

ĐỂ HỖ TRỢ TỐT HƠN BẠN VUI LÒNG LIÊN HỆ THEO THÔNG TIN BÊN DƯỚI

CÔNG TY TNHH ASIA VINA
Số 159, Đường Nguyễn Ái Quốc, Biên Hòa, Đồng Nai

Cotract: NGUYỄN KIM DŨNG

Email: AsiAtmdv@gmail.com

            info@asiavina.netMobile: 0938.709.679

Skype: NguyenDung113

Yahoo: Tigerssboy

Website:

wWw.NguyenKimDung.Net
https://www.facebook.com/Eventdongnai

http://youtu.be/brIiXz082Ck

Tổ Chức Sự Kiện Đồng Nai

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN, CTY TỔ CHỨC SỰ KIỆN, EVENT, TỔ CHỨC SỤ KIỆN TẠI...