Giải pháp Giảm Chi Phí Khi Tổ Chức Sự Kiện, quản lý ngân sách sự kiện

Giải pháp cho quản lý ngân sách sự kiện

Ông cha ta xưa nay vẫn có câu “Đắt xắt nên miếng”. Tuy nhiên với xu thế cạnh tranh của thị trường hiện nay thì quan niệm ấy không phải lúc nào cũng đúng. Vì thế hãy xem lại ngân sách của mình và chọn lựa phù hợp nhất cho sự kiện cũng như ngân sách của mình. Làm thế nào để có thể quản lý tốt ngân sách của mình khi tổ chức sự kiện?
Chi phí:
 - Luôn tính chi phí thực: chi phí mua bán đầu vào, chi phí trang thiết bị, chi phí nhân sự.
 - Chi phí ngầm: chi phí cơ hội, chi phí khấu hao thiết bị, lưu kho, tồn kho, chi phí cho phần trăm hoa hồng, chi phí đi lại, họp hành trong quá trình thực hiện sự kiện.
 - Chi phí quản lý: Chi phí quản lý trong toàn bộ quá trình chuẩn bị, thực thi và kết thúc sự kiện của bạn.
 Lên kế hoạch sự kiện rõ ràng
 - Viết rõ từng mục trong kế hoạch của bạn để tránh thiếu sót khi thực thi kế hoạch cũng như việc hoạch định ra các hạng mục nào cần thiết. Đặt các hạng mục quan trọng lên trước, đánh dấu rõ ràng, xem xét các hạng mục nào có thể tự sản xuất, hạng mục nào cần phải thuê. Đây là những điều kiện tiên quyết khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn để giảm thiểu thời gian, chi phí mua bán, chi phí sản xuất.
 - Quản trị rủi ro, các phát sinh có thể lường trước: Chi phí của bạn sẽ tăng với tốc độ phi mã nếu như bạn quản trị rủi ro kém. Luôn tính đến các trường hợp xấu nhất có thể xảy ra, quản trị tất cả các hạng mục được sản xuất mà không được sử dụng để tránh việc lạm chi. Tận dụng các nguồn có sẵn.
 - Hãy tận dụng tối đa lượng nhân sự có sẵn và nguồn năng lực sẵn có liên kết với các công ty thế mạnh hoặc các đơn vị trực thuộc để giảm thiểu chi phí nhân lực.

 - Liên kết với các đơn vị cung cấp có thế mạnh về các sản phẩm bên mình cần để bổ trợ lẫn nhau các thiết bị, công nghệ, nhân sự hay đơn giản chỉ là hiểu biết hoặc kinh nghiệm có sẵn trong lĩnh vực đó. Tạo mối quan hệ cho các sự kiện sau.
- Tận dụng các khuyến mãi - Khi tổ chức sự kiện bạn hãy tận dụng các chương trình khuyến mãi đang có cũng như các hậu mãi của đơn vị cung cấp cho bạn. Sẽ ngạc nhiên khi chi phí của bạn được giải quyết giảm thiểu triệt để với các khuyến mãi. Giám sát quá trình thực hiện, đảm bảo tiến độ thực hiện.
- Phải hiểu rõ, nắm chắc kế hoạch của bạn trong tay, kiểm soát chặc chẽ tất cả các khâu, trang thiết bị, dự trù tạm ứng ghi chú rõ ràng, chi tiết thời gian, địa điểm, người nhận để đối soát lại khi cần.
 - Giám sát tiến độ thực hiện công việc. Khi chạy đúng tiến độ thì các sự kiện của bạn cũng như mọi công việc khác kéo theo sẽ không bị ngừng trệ và tăng chi phí như ngày công, thiết bị, nguyên liệu,…